担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないように、責任者や担当者を明確に定める必要があります。また、利用記録やアクセスログを保管することで取り扱い情報を管理するとともに、万が一の事態に備えた報告連絡体制を整備する必要があります。

資料の配布や説明会などを実施し、従業員に対して制度の概要について周知する必要があります。特にマイナンバーを取り扱う担当者に対しては具体的に教育を行うとともに、適切に取り扱われるよう監督することが義務付けられています。

マイナンバーの漏えいを防ぐために物理的に隔離できる環境を整備する必要があります。取り扱い区域を定めるとともに、担当者用デスクや仕切りの配置、マイナンバーを保管する場所の施錠管理が必要になります。またマイナンバーを持ち運ぶ際にも情報漏えい対策が求められます。

マイナンバーを取り扱うシステム機器は、情報漏えいを防ぐためにセキュリティに配慮したものを使用する必要があります。担当者以外は利用できないアクセス制御や通信経路の暗号化をはじめ、外部からのサイバー攻撃を防ぐためのウイルス対策やファームウェアのアップデートといった対策が必要です。